EMEF Experimental de Vitória

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1) DICAS PARA UTILIZAÇÃO DE EMAILs

Veja algumas dicas para utilizar o e-mail

1. Pense antes de enviar: Lembre-se de que o e-mail não é uma ferramenta segura, confidencial e sigilosa. Depois de enviado, você perde totalmente o controle sobre a mensagem, que pode ser encaminhada para muitas pessoas e lidas por pessoas impróprias — ou, ainda, publicada no Facebook ou em outras redes sociais. Antes de enviar, procure se perguntar “O que aconteceria se o meu chefe lesse esse e-mail?” ou “O que aconteceria se toda a empresa tivesse acesso a este email?”. Na dúvida, é melhor não mandar.

2. Assunto: Muitas vezes as pessoas decidem se vão ou não abrir um e-mail de acordo com o que está no assunto. O ideal é que você escolha opções que deixem claras as suas intenções com o e-mail e que aborde a questão que você queira tratar.

Bons exemplos para assunto seriam: “mudança na data da reunião”, “dúvida sobre a apresentação” ou “sugestão para a proposta”.

4. Prefira saudações profissionais

Algumas expressões são muito coloquiais, como “E ai” e “Beleza”. Às vezes essas expressões que usamos no dia a dia não caem bem em um e-mail. Prefira referências mais formais, como um “Oi” ou “Olá”. Não encurtar o nome do colega de trabalho. Prefira “Olá Bruna” ao invés de “Olá Bru”, por exemplo.

5. Modere nos pontos de exclamação e palavras em caixa alta.

O uso do ponto de exclamação no final de uma sentença tem o objetivo de transmitir emoção. No entanto, o uso exagerado pode parecer demasiado emocional ou mesmo imaturo.

6. Cuidado com o humor

O humor pode ser uma ótima ferramenta para descontrair, mas, quando usado no e-mail, ele pode perder o tom e o contexto. No ambiente de trabalho, use apenas se conhecer bem o destinatário para saber que aquele conteúdo será engraçado para ele como é para você.

7. Atenção para a cultura do destinatário

As diferenças culturais influenciam muito o que é aceitável ou não no e-mail. É importante conhecer o destinatário e adequar sua mensagem de acordo com a formação cultural dele.

8. Menos cópias: Evite copiar suas mensagens para vários destinatários. A quantidade de e-mails que você recebe é diretamente proporcional à quantidade de e-mails que você envia. Em média, para cada cinco e-mails que você envia, três são respondidos. Logo quanto menos e-mails e cópias dos seus e-mails você enviar menos respostas vai receber. Quando for inevitável, prefira utilizar a opção cópia oculta (Cco), o que impede que os destinatários respondam a mensagem para todos, iniciando uma infindável progressão geométrica de e-mails.

9. Clareza: Informe com clareza o conteúdo do e-mail no campo assunto. E-mails com assuntos vagos ou com o título em branco são facilmente deletados ou ignorados.

10. Contato: Forneça informações completas de contato. Nunca deixe de enviar um e-mail com seu telefone e endereço, já que o destinatário pode preferir ligar ou enviar um material pelo correio — sem precisar enviar mais um e-mail pedindo as informações de contato.

11. Saudações: Tenha cuidado com o tom do texto. “Prezado senhor” pode soar formal demais, enquanto “meu grande amigo” ou “minha querida” podem constranger o destinatário. Um simples “olá” atende bem na maioria das vezes. Para encerrar o e-mail use “atenciosamente”,“obrigado” ou “um abraço”. Por via das dúvidas evite encerrar seus e-mails com “beijos” ou “saudades”.

12. Seja sucinto: Evite escrever e-mails com mais de três parágrafos, já que, normalmente, textos longos não são lidos — ou causam irritação no destinatário. Se o assunto demanda muito texto, prefira telefonar ou conversar pessoalmente. Fique de olho na barra de rolagem lateral. Se ela for acionada é mau sinal

13. E-mails impróprios. Não faça contatos profissionais com e-mails impróprios tais como fabiojunioreuteamo@xxx.com.br ou batatinha123@yyy.com; e-mails engraçadinhos, como “skateboy@” ou “loirinha@” Também não se deve usar o e-mail corporativo para enviar seu currículo para outras empresas.

14. Texto: Antes de iniciar tal texto, existe o famoso vocativo; profissionalmente, use a forma “senhor(a)” e o cargo do destinatário, seguida de vírgula ou dois pontos.

15. Frases vazias: Fuja de frases vazias, como “venho por meio desta” ou “é por meio deste”, por serem justamente óbvias. Ninguém recebe um documento com “hoje, não é por meio deste…”.

Para as formas verbais, é interessante a impessoalidade, como “sabe-se”, “considera-se”, “informa-se”. Como sugestão, a seguinte introdução: “Em função da última reunião, recomenda-se que o uso da biblioteca será das… às…”.

16. Encerramento do e-mail: No famoso fechamento, as formas sugeridas pelo próprio Manual de Redação Oficial da Presidência da República são “atenciosamente” ou “respeitosamente”. Lembrando que o uso de “respeitosamente” é adequado apenas para cargos superiores.

Por fim, não se esqueça de que tanto o vocativo (no início do texto) quanto o fechamento exigem o acompanhamento do sinal de pontuação.

17. Revise a ortografia

Os erros não vão passar despercebidos dependendo do seu destinatário, por isso a importância da revisão. Não confie nos corretores ortográficos e leia o e-mail algumas vezes, inclusive em voz alta.

18. Adicione o endereço de e-mail após escrever

Pode acontecer de você encaminhar um e-mail inacabado acidentalmente o que seria chato. O indicado é que, mesmo se você estiver respondendo a uma mensagem, apagar o endereço de e-mail e só inseri-lo novamente ao terminar a mensagem.

19. Confira se o destinatário está correto

Com centenas de pessoas na sua lista de contatos não é difícil errar o endereço e enviar a mensagem para a pessoa errada, o que pode ser embaraçoso. Portanto, confira mais de uma vez se o destinatário está correto.

20. Seja cauteloso com o humor — Humor pode facilmente ser mal interpretado e não ser usado no tom certo. Em uma troca de mensagens profissional, é melhor deixar o humor de lado, a menos que você conheça muito bem o destinatário. Além disso, algo que você acha que é engraçado pode não ser para os outros.

21. Letras maiúsculas – CAPSLOCK

Prática comum de novos usuários da internet, redigir e-mails usando apenas letras maiúsculas não é recomendável, mesmo que pareça mais cômodo. Isso porque, na internet, palavras em caixa alta correspondem ao ato de gritar.

Certamente, você não gosta quando alguém grita com você, não é mesmo? Por isso, evite esta prática não só em e-mails, mas também em fóruns, redes sociais, mensagens instantâneas, etc.

FONTE:

http://corporate.canaltech.com.br/dica/carreira/Confira-11-dicas-de-etiqueta-para-usar-o-e-mail-profissionalmente/#ixzz3r019CQWL

http://oglobo.globo.com/economia/emprego/uso-de-mail-no-trabalho-vai-crescer-veja-15-dicas-para-usar-melhor-ferramenta-9368037

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